Najčešća pitanja

Za fakturisanje usluga potrebno je kreirati proizvod tipa "Usluga". Proizvod možete dodati pre kreiranja Računa ili u toku kreiranja Računa.

Program FirmA neće dozvoliti dodavanje proizvoda (pa ni proizvoda tipa "Usluga") bez ulazne cene. Ulazna cena (nabavna cena) se nikada neće koristiti za proizvode tipa "Usluga", tako da se za ulaznu cenu može staviti bilo koja vrednost različita od nule - recimo 1.

Zakonodavac je predvideo obavezno izdavanje računa za avansne uplate. Zbog toga postoje dva tipa računa: Račun za avans i Konačni račun.

Kada kreirate Račun za avans, morate najpre napraviti Račun koji predstavlja specifikaciju robe po kojoj primate avansnu uplatu (verovatno ćete taj Račun kreirati automatski iz nekog Predračuna). Neka to bude Račun broj 01/05. Kada na Izvodu vidite da je novac uplaćen - vezujete tu uplatu (iz modula Banka) sa odgovarajućim Računom, što je u našem primeru Račun 01/05. Taj Račun i dalje ostaje neproknjižen, jer još uvek nije došlo do prometa robe. Ukoliko ovaj neproknjiženi Račun želite da štampate, dobićete upravo Račun za avans.

Kada dođe do prometa robe, jednostavno samo proknjižite Račun 01/05 i to će biti Konačni račun (PDV obračun će sadržati umanjenja za prethodne avansne uplate).

Račun za avans i Konačni račun moraju da imaju različite oznake. Kako Zakonom nije predviđen sistem označavanja Računa, naš predlog je da se na kraju oznake Računa doda jedan sufiks. Na primer: kada želimo da štampamo Račun za avans na kraju oznake dopišemo " - 1" (tako ćemo recimo dobiti "Račun 01/05 - 1"), a kada kasnije želimo da štampamo Konačni račun dopisaćemo na kraju oznake " - 2" (i dobiti recimo "Račun 01/05 - 2").

Na ovaj način smo Račune koji su vezani za isti promet robe označavali istom oznakom na početku ("01/05"), ali se ipak razlikuju jer smo na kraju oznake dodavali različite sufikse (" - 1" i " - 2").

Postoje dva slučaja u kojima se mogu pojaviti sve nule u rekapitulaciji PDV-a na Računu.

Prvi slučaj: Ukoliko ste kreirali Račun u modulu Dokumenti i taj Račun je ostao neproknjižen, a nemate za taj Ražun vezanu uplatu u modulu Banka - pri štampanju Računa pojaviće se sve nule u PDV obračunu.

Ako je u pitanju Konačni račun, onda Račun samo treba proknjižiti. Ako je u pitanju Račun za avans, ovaj Račun treba da ostane neproknjižen, ali se mora vezati odgovarajuća uplata u modulu Banka - kako bi se znala vrednost avansne uplate na koju se obračunava PDV.

Drugi slučaj: Ukoliko je Račun proknjižen (verovatno je već i odštampan) i ima vezanu uplatu - opet će se pri štampi pojaviti sve nule u PDV obračunu.

Ako je potrebno proknjiženi Račun ponovo odštampati najbolje je otkačiti vezu odgovarajuće uplate sa Računom (ne mora se brisati Izvod ili sama uplata, već samo treba obrisati vezu sa Računom). Postoji još jedan način da se u ovom slučaju pojavi validan PDV obračun: pri štampi Računa se klikne na dugme Poništi uplate, ali će se u tom slučaju pojaviti vrednost vezane uplate kao avansna uplata.

Preporuka je da se PDV evidencija za avansne uplate razdvoji od PDV evidencije koja se vodi kod izdavanja konačnih Računa.

Najpre morate kreirati Račun za avans. Kada sa tim završite, jednostavno pronađite u programu Izvod iz banke na kome se nalazi ta avansna uplata, obeležite baš tu stavku i pritiskom na dugme "PDV" dobićete kreiranu stavku u PDV evidenciji. Ta stavka će se u Knjizi izdatih računa (KIR) naći u posebnoj sekciji "Avans", što praktično znači da ste automatski dobili dodatni KIR za primljene avanse.

Da, ukoliko želite da vodite KEPU/TK u programu, čekirajte ovu opciju.

Polje Automatski kreiraj nivelaciju treba čekirati ukoliko želimo da program automatski kreira dokument Nivelacija pri proknjiženju Prijemnice, Internog prenosa, Računa ili Maloprodaje, ukoliko je došlo do promene cene po kojoj se artikal vodi u odgovarajućem magacinu.

Ukoliko robu vodite po prodajnim cenama ovu opciju treba čekirati ukoliko ï¿želite da u programu vodite robne kartice i KEPU/TK. U slučaju da je čekirana ova opcija trebalo bi da se slažu stanja u KEPU/TK, lageru po robnim karticama, lageru po prodajnim cenama, kao i stanje na kontu 1320 (konto 1320 možete proveriti samo ukoliko posedujete modul Finasije).

Ukoliko cene vodite po prosečnim nabavnim cenama (ovo je podrazumevano podešavanje u osnovnom paketu programa) onda Auto Nivelacije i Nivelacije nemaju uticaja na robne kartice proizvoda, ali ih treba kreirati ukoliko želite da vodite KEPU/TK. U slučaju da je uključena opcija "Automatski kreiraj Nivelaciju" trebalo bi da se slažu stanja KEPU/TK i lagera po prodajnim cenama. Sa druge strane, trebalo bi da se slažu lager po robnim karticama i konto 1320 (konto 1320 možete proveriti samo ukoliko posedujete modul Finasije).

NAPOMENA: Ukoliko je ovo polje čekirano, Automatska Nivelacija će se kreirati, ali neće biti automatski i proknjiïžena - već je treba otvoriti, proveriti i proknjiïžiti. Kada prilikom proknjiïženja Automatske Nivelacije program upita "Da li želite da promenite cene na kartici proizvoda", potrebno je da kliknete na dugme "Ne".

NAPOMENA (za one koji poseduju modul Finansije): Ukoliko vodite robu po prosečnim nabavnim cenama, u modulu Finansije za Auto Nivelacije i Nivelacije, biće generisan nalog za knjiženje koji je prazan (bez stavki). Ovaj nalog možete proknjižiti ili ostaviti neproknjižen (i u jednom i u drugom slučaju neće doći do promene na kontima), što je i ispravno s obzirom da Nivelacije nemaju nikakvog uticaja kada se roba vodi po prosečnim nabavnim cenama.

Korisnik se dodaje u programu FirmA pomoću modula sigurnost.

Potrebno je u modulu Sigurnost kliknuti na dugme Dodaj. Na kartici Opšte definišemo opšte generalije o korisniku. Opcija Administrator daje korisniku neograničene privilegije u radu. Kartica Privilegije služi za definisanje onoga šta korisnik sme učiniti u programu. Ova kartica je aktivna samo za one korisnike koji nisu administrator.

U programu postoji automatizam kojim je moguće izvršiti razmenu dokumenata.

Prilikom razmene izvezu se svi dokumenti od poslednje prethodne razmene do trenutka nove razmene. Razmena se radi u dva smera: Izvoz podataka i Uvoz podataka.

Ceo ciklus razmene podrazumeva da se sa centralne lokacije izvezu podaci (jednom ili više puta u toku radnog dana), da se učitaju na udaljenoj lokaciji, da se na kraju radnog dana izvezu podaci iz udaljene lokacije i da se učitaju na centralnoj lokaciji. Izvoz i uvoz podataka se radi kroz Čarobnjak Maloprodaja.

Kartice lojalnosti se koriste za davanje popusta fizičkim licima prilikom prodaje iz programa KasaF.

Definisanje popusta za kupce se podešava u modulu Kasa u polju Popusti.

Prvo je potrebno da se definišu fizička lica, odnosno kupci, kojima se daje popust. Dodavanje kupaca se vrši u modulu Kasa izborom opcije Dodaj. Na kartici Opšte se definišu generalije o kupcu dok se na kartici Transakcije mogu videti sve kupovine tog kupca u određenom periodu. Kolona Duguje prikazuje iznose kupovina za izabranog kupca.

Komandom "E-Bank" u mogućnosti ste da automatski uvezete podatke o izvodu iz nekog od e-bank programa.

Korisnici E-Bankinga imaju mogućnost automatskog uvoza podataka o izvodu iz nekog od e-bank programa (Pexim-FX, Saga, Halcom, ...).

Neophodno je da iz Vašeg e-bank programa izvezete određeni izvod u odgovarajuću datoteku (najčešće XML formata). Zatim iz menija "E-bank" odaberete adekvatan e-bank sistem i preko dijaloga izaberete izveženu datoteku. Program će automatski popuniti stavke i generalije izvoda.

KEPU knjigu je moguće štampati iz Čarobnjaka KEPU/TK.

Ulaskom u KEPU/TK otvara se Čarobnjak u kojem je moguće definisati godinu, porez, magacin kao i vrednost usluga. U sledećem koraku program daje mogućnost upisa početnih vrednosti (zaduženje i razduženje) ili da ih sam program automatski postavi.

Da, potrebno je samo da logo bude u BMP formatu i da odnos dužine i visine bude 2:1

Da bi ste dodali logo u zaglavlje dokumenta, potrebno je da iz glavnog menija izaberete Alatke -> Opcije i na kartici Zaglavlje kliknete na dugme Učitaj... Nakon toga otvara se forma za odabir slike koja predstavlja Vaš logo.

Napomena: Neophodno je da slika bude u BMP formatu i da odnos dužine i visine bude 2:1, kako bi slika bila proporcionalno umanjena/uvećana u slučaju da je veća/manja od predviđene.

Da, zaglavlje dokumenta se definiše kroz Opcije u modulu Dokumenti

Potrebno je u modulu Dokumenti ući u Opcije, zatim u koloni Opisi dokumenata 1 i Opisi dokumenata 2 promeniti podrazumevani opis željenom dokumentu.

Da, menjanje naslova dokumenta prilikom štampe se vrši kroz Opcije u modulu Dokumenti.

Potrebno je u modulu Dokumenti ući u Opcije, zatim u koloni Natpisi dokumenata promeniti natpis za štampanje željenom dokumentu.

Najčešće korišćeni dokument je Račun. Račun je zapravo Račun-Otpremnica.

Pri izdavanju računa neophodno je popuniti sva polja označena sa "*".

Broj : označava broj računa koji se može zadati proizvoljno ili po automatizmu tipa 122/05 VP Niš, gde prvi broj označava broj računa u periodu, drugi sam period tj. godinu, mesec ili čak dan a naziv u nastavku predstavlja ime magacina. Naravno način brojanja računa se može opciono podesiti (Alatke -> Opcije -> Dokumenti).

Datum : označava datum izdavanja računa

Datum valute : označava datum valute

Ime magacina : označava magacin iz koga se roba isporučuje

Partner : označava kupca kome se roba isporučuje

Moneta : moneta dokumenta (gotovo uvek CSD)

Komentar : opciono polje gde možete zadati odredjeni komentar vezan za taj račun.Tek kada proknjižimo račun, program će iz odgovarajućeg magacina smanjiti količinu robe koja je zadata u računu i finansijski zadužiti odgovarajućeg partnera.

Dokument Prijemnica se koristi kod nabavke robe. Prijemnica praktično predstavlja Prijemnicu-Kalkulaciju.

Kao i kod Računa, potrebno je popuniti sva polja označena simbolom "*". Ovim dokumentom se dodaju količine određenog proizvoda u odgovarajući magacin (onaj koji je naveden u zaglavlju prijemnice). Tek po proknjiženju ovog dokumenta, program će izvršiti dodavanje količina u magacin, a Vas finasijski zadužiti prema partneru.

Nivelacija je dokument pomoću koga je moguće vršiti promenu cene proizvoda i usluga.

Nivelacijom menjate cenu proizvoda u određenom magacinu. U samom dokumentu postoji kolona sa starom i novom cenom. Stara cena je trenutna cena tog proizvoda a u kolonu Nova cena upisujete novu cenu po kojoj ćete prodavati taj proizvod.

Moguća je i izmena cene za sve artikle od jednom - procentualno ili individualno po jedinici proizvoda.

Ovi dokumenti se koriste za usaglašavanje realnih količina robe sa podacima u programu.

Ukoliko je, u toku rada, iz bilo kog razloga došlo do neslaganja količina u programu sa stvarnim količinama, moguće je razliku evidentirati preko odgovarajućeg dokumenta Višak ili Manjak u zavisnosti od neslaganja količina. Jednostavno se doda odgovarajući proizvod i zada adekvatna razlika.